视频会议系统维护规程
为了保障视频会议通信系统稳定、可靠地运行，迅速准确地排除故障，尽量减少故障所引起的损失，特制定本规程。
第一章管理及维护工作基本制度
为了保证怀集县府高清视频会议系统正常运行，加强系统日常管理及提升维护能力，根据本地实际情况，特成立公司视频会议系统领导小组及日常工作维护小组（见附件1）。
根据集团、省市公司相关视频会议管理制度，细化管理，提高管理效率及提升日常维护水平，分公司指定专人进行日常管理维护和具体操作，做到定员定岗。特明确怀集县府视频会议系统技术主管及各会场系统管理员主要工作职责。
一、视频会议系统技术主管主要工作职责：
1．贯彻执行上级下达的各项规章制度，落实技术维护规程和网络安全运行措施，完成上级下达的各项通信任务和质量指标。
2．负责编报本部门年度的设备维护更新预算计划，细化和分解各项考核指标；制定节约维护成本，提高设备利用率的措施。
3．提出技术培训需求，努力提高本部门维护人员的业务水平。
4．依据视频会议系统的各项技术指标进行质量分析，预防障碍发生，提高维护质量。
5．参加重大障碍、阻断和事故的现场处理。
二、视频会议系统管理员主要工作职责：
1.遵守机房管理制度、通信纪律及安全保密制度。
2.熟悉设备的性能和原理，熟悉会议系统网络结构，熟练掌握视频系统各项操作方法。
3.负责会议系统的日常维护操作，负责会议系统操作室现场管理工作。
4.实施设备开机、调测、保障工作，以及全市电视电话会议的支撑工作。
5.会议期间坚守岗位，严禁进行与会议保障无关的操作。
6.监控设备运行状态，保障会议电路、中继正常使用，保证联络设施畅通。
7.定期检查系统各项安全措施是否可靠有效，及时发现和消除各种安全隐患，及时报告通信生产中出现的各种问题，配合省、市分公司会议保障人员处理疑难故障。
8.严格执行例行维护作业计划，提交月度运行分析报告，落实解决质量问题的具体措施。
9.全程参与障碍、阻断和事故的处理，预防为主，提高维护质量。
10.检查会场的服务是否完善，必要时在会前向用户传达相关配合事项，认真听取用户意见，并及时向上级反映。
11.收集、整理、更新、完善相关技术档案：网络图、设备说明书、维护手册、维护规程、操作方法、保障人员通信录等资料。
12.定期组织业务技术学习，提高维护水平和解决问题的能力。
第二章设备管理
视频会议通信系统主要由终端设备、传输信道和多点控制设备(MCU)组成，设备包括：摄像机、话筒、视频矩阵、调音台、会议电视终端设备、会议控制终端、多点控制设备、图像显示设备、会场扩音及外围设备等。
一、设备管理基本制度
1.视频会议系统，凡已经开始投入运行的主、备用设备，已竣工验收的设备，经上级审批代为维护的设备，均属维护和管理的范围。
2.本视频会议系统设备资产权及使用权根据签约合同而定。
3.严禁将本视频会议系统挪作它用。
4.各种会议终端和控制台应做好软件备份并严格采取防病毒措施。
5.各种机线设备要按照有关规定，建立说明书及相应图纸资料等档案。
6.设备仪表的专用附、备件，要做到随机专用，妥善保管。备用设备不得随便拆除机盘和元件，要保持原机的正常状态，以便定期检查和使用。
二、设备大修、扩容和更新改造
1.视频会议通信系统设备的停用、调拨、报废等应经主管单位审核批准。改变视频会议系统设备的结构性能、扩容、级联事先要提出技术设计方案，经主管部门批准后，方可进行。
2.各项通信设备大修、扩容、更新计划要以实际情况为依据，提出申
报、编制计划后，根据有关规定送相关部门审批。
3.设备大修、扩容、更新、改造工程竣工后，经验收合格才能投产使用。
4.所有设备大修、扩容、更新产生的费用根据签约合同进行结算。
第三章视频会议系统设备的运行维护
视频会议系统设备的维护管理，采取集中统一领导，分级负责管理的原则。
一、运行维护职责
1.接到会议通知后应及时通知网络传输部门，保证电路质量。
2.维护操作人员应按时开机，保证设备正常，根据会议要求放置好话筒，调整好音量，做好回声抑制训练。
3.主会场负责会前点名，对各分会场的图像、声音质量进行评定；各分会场应主动配合，到会场及时应答，及时闭音，业务用语简练准确。
4.会议期间，操作人员应根据会议要求切换图像、开闭话筒，不得进行与会议无关的操作。
5.会议和调测期间，各会场的控制设备和联络电话必须有人值守，不得擅离岗位。
6.维护操作人员必须严格执行会议电视的操作程序，不得随意更改各种设置。
7.如有障碍发生，应及时抢通，确保会议顺利进行。并及时将情况向
相关部门汇报；同时作好记录。
8.使用视频会议系统，必须认真填写各类会议记录表。
9.每隔两周应安排技术人员对视频会议系统进行维护检测，并认真填写系统检测记录表。
10.每月应进行系统月运行报告分析，保证系统长期安全、可靠运行。
二、视频会议系统的障碍处理
1.在会议期间，会议电视系统发生障碍时应尽量缩小影响范围，并设法排除障碍。
2.障碍处理应根据分级负责的原则，各会场负责对本会场的障碍处理，并配合相关会场的障碍处理。
3.会议期间发生障碍时，应立即启动应急方案补救，再判断障碍段落和性质，设法恢复。
4.障碍发生在视频会议机房内
4.1终端有故障时如有备用设备，应立即倒换到备用设备，保证会议顺利进行；
4.2其它故障应及时采取措施，先保证会议基本要求，再设法排除故障。
5.障碍发生在视频会议机房外
5.1传输线路发生障碍时，先按照应急方案抢通，再及时通知传输机房处理。
5.2对端局障碍时，应积极配合处理。
1.公司视频会议系统领导小组及日常工作维护小组名单；
2.怀集县府高清视频会议系统网络拓扑图；
3.怀集县府高清视频会议系统应急方案；
4.各会场系统管理员及保障人员通信录；
5.怀集县府高清视频会议系统使用记录表；
6.怀集县府高清视频会议系统维护检测记录表；
7.怀集县府高清视频会议系统月运行报告单。
附件1：公司视频会议系统领导小组及日常工作维护小组名单
一、领导小组：
组长：姚（分管网运线副总经理）
副组长：陈(客响维护部经理)
成员：李（设备主管）、钟（线路主管）
具体职责：负责视频会议系统全网的统筹管控、组织、指挥、调度工作。
二、日常工作维护小组
组长：李
成员：梁（传输保障）
谢（现场开机及日常维护A角）
黄（现场开机及日常维护B角）
石冬然（现场开机及日常维护C角）
具体职责：负责视频会议系统全网的日常维护、具体操作及各类故障处理工作。
附件2：怀集县府高清视频会议系统网络拓扑图
附件3：应急方案
MCU8650C故障应急预案
附件4：各会场系统管理员及保障人员通信录
附件5：
怀集县府高清视频会议系统使用记录表
注：如会议转发至下属单位，参会人数应含下属单位参会人员
附表6：
怀集县府高清视频会议系统维护检测情况记录表
检测人：
怀集县府视频会议系统运行月报告单
注：会议效果栏填写会议情况，包括是否发生故障、是否意外中断会议等。